٣٠ دقيقة فقط
لسببين: الأول تكثيف الجهود والتركيز على تحقيق أهداف الاجتماع في وقت قصير. والسبب الثاني إمكانية ترتيب عدة اجتماعات خلال اليوم مع مختلف فرق العمل.
دعوة الفريق المناسب
توجيه دعوة حضور الاجتماع للاشخاص المعنيين بالأفكار أو لمهامّ مطلوب دراستها أو الذين تثقون بقدرتهم على الابتكار وتوليد الأفكار التي تحتاجونها دون تململ أو تشتت. يمكن إرسال تفاصيل الاجتماع ونتائجه لاحقًا لبقية الأعضاء كي يكونوا في الصورة مع الحفاظ على وقتهم.
تجهيز برنامج أو خطة واضحة للاجتماع
كلما كان الهدف من الاجتماع عائم وضبابي كلما ازداد هدر طاقة المشاركين فيه وضاعت إنتاجيتهم. والأمر ذاته ينطبق على جلسات العصف الذهني التي تنشط إقامتها في مجالات العمل الإبداعي. وضع خطة أو أجندة لا يعني إدراج كل تفصيل مرتبط بالاجتماع، تكفي نظرة شاملة على محاور النقاش لتهيئة ذهن المشاركين وإثارة حماسهم.
تحديد مدير للاجتماع
الفكرة لا تعني السيطرة على مسار الحديث أو الأفكار بقدر ما تعني ضبط الوقت وإعادة ترتيب مسار الجلسة كلما خرج الحضور عن الموضوع أو الهدف الذي حُدّد من أجله الاجتماع.
.
.
.
هل تملكون نصائح ذهبية للاجتماعات الذكية؟
شاركوني رؤيتكم في التعليقات.
.
.
.
ترجمة بتصرف عن المقال 5 Ways to Keep a Meeting on Track
.
.
.
.
الاجتماع وقوفاً، وأيضا الاجتماع عند محل القضية، مثلاً في موقع مشروع أو عند المعدِّة التي تتطلب صيانة، هناك مقولة أتندر باستخدمها مع صاحب لي، تقول: أن الاجتماعات سامة، قرأتها في كتاب “ريوورك”، أو إعادة مفهوم العمل، وهو كتاب مبدع، وبعض الشركات قد يطول الاجتماع لساعات، هذا ليس اجتماع هذه دعوة عشاء أو غداء وجلسة سمر وقصص وحكايات، أشك في مخرجاتها، شكراً للمواضيع الشيقة وللجهد المارثوني المقدَّر تماماً.
مرحبا بك علي،
الاجتماعات الطويلة تقتل الابداع وتضيع وقت الجميع، لو استطعت تفاديها لفعلت
فكرة الاجتماع وقوفًا مدهشة لكني لم أجربها من قبل ويبدو لي أني سأجرب اقتراحك قريبًا : )
شكرًا لك
تدوينة مفيدة ، والنقاط المذكورة نافعة للتحضير لــ لقاءات عمل مثمرة ، وهناك نقاط آخرى مهمة بعد نهاية اللقاء ، أهما التوثيق في ملاحظات مكتوبة للقرارات التي تم الإتفاق عليها في الإجتماع ، ومهام العمل الموزعة على أعضاء الفريق مع جدول محدد زمنيا للتنفيذ ، ومشاركة هذه الملاحظة عبر الإيميل ، وتعيين شخص لمتابعة إنجاز المهام حسب التوقيت المحدد.
ويشكر المدير المشاركين في نهاية اللقاء، ويحاول تشجيعهم على تحقيق نتائج أفضل ، والتذكير بموعد الإجتماع المقبل.
وتنعقد الإجتماعات عندما يكون هناك مشاريع جديدة ، ماعدا ذلك يتم الإكتفاء بـ اللقاء الأسبوعي .