كيف تستعيد يوم عمل مفقود؟

الساعة على شاشة جهازك تشير للرابعة مساء. لا تصدق ذلك؟ لماذا؟ لأنك قضيت يومك في الحديث مع الزملاء في العمل، ضيعت الوقت. والآن نهاية يومك بلا إنتاج يعوّل عليه. في الوضع المثالي لحياتك العملية هذا لا يحدث كثيراً، لكن قد تزورك أيام مجدبة. والآن، قائمة مهامك تمددت للضعف منذ الصباح، ومديرك نافذ الصبر ينتظر منك إنهاء المهام، وتفكر في شيء واحد فقط: لا يمكن أن يتكرر هذا في الغدّ.

كيف تمنع حدوث ذلك؟ هذه التدوينة ستلخص لك الطريقة في أربع خطوات.

1- انجز شيئاً– أي شيء – اليوم.

إذا تركت مهام اليوم بدون إنجاز هناك احتمال كبير بأن تبقى معلقة فوق رأسك، تقلقك وتسبب لك التوتر. حتى تصل لمكتبك في اليوم التالي وهذا ما يسمى بتأثير زيجارنيك. لن تتمكن من إنجاز القائمة كلها في وقت ضيق وإن حاولت. ولكن إنجاز بعض المهام البسيطة وجزء من المهام الصعبة سيمنحك بعض الهدوء والسكينة بالإضافة لتشجيعك على الحضور في الغد وإكمال ما بدأته.

إذا، ألق نظرة على قائمتك واختر منها شيء، أيّ شيء لتنجزه في الوقت المتبقي من اليوم، اجلس بتركيز وأعمل عليه قبل خروجك. قد تكون خطوة صغيرة لكنها خطوة في الطريق للغد المنتج.

2- استرح، وأعد ترتيب استراتيجيتك.

في نهاية يوم عملك خذ جهاز الكمبيوتر الخاص بك إلى المنزل –إذا كنت تستخدم جهاز مكتبي خذ معك قائمة مهامك– لا نقصد بذلك أنك ستكون مضطراً للعمل من المنزل، طبعاً لا. عندما تغادر مكتبك غادره تماماً، استرخ، وتناول طعام العشاء. لكن قبل خلودك للنوم خذ عدة دقائق للتخطيط ليوم الغد. رتب أولوياتك، وحدد أصعب المهام التي تحتاج للمعالجة فوراً وأيّها قابل للمفاوضة والتأجيل ليوم آخر. حدد أهداف واضحة ليوم الغدّ لتعرف ما الذي يتوجب عليك إنجازه ومتى. هذه الخطة الواضحة ستساهم في المحافظة على وقتك في اليوم التالي وتبدأ صباحا بنشاط وحماس ورؤية واضحة.

3- اصنع طريقة للدخول في حيّزك الإنتاجي.

عند عودتك للمكتب في اليوم التالي يأتي الوقت لتصبح جاداً. لديك الآن الكثير من العمل لتنجزه، ربما مهام مكدسة ليومين أو أكثر ويجب أن تنجزها خلال يوم عمل واحد. أو في أقرب فرصة ممكنة. بعد يوم ضائع كيف يمكنك التحول والتركيز؟ تدخل في “حيز الإنتاج” وتنعزل تماماً عن كل ما سيقتطع من وقتك ويشغلك. لا تتحقق من حساباتك على الشبكات الاجتماعية ولا حديث مع الزملاء. ضع سماعات الأذن وانعزل تماماً. اجلس بجانب موظف منتج ويعمل بتركيز وهدوء – إن استطعت– وتذكر الأوقات النهائية التي وضعتها في خطتك بالأمس.

إذا لم تستطع تطبيق هذه الطريقة في الانعزال والعمل جرب استخدام “تقنية الطماطم” أو أي طريقة ناجحة للحفاظ على التركيز لفترات معينة والعمل.

4- الخطوة التالية، جد طريقة أفضل لإدارة وقتك.

لو كانت الأيام المجدبة حالة نادرة في حياتك العملية، لا تقلق أنت محظوظ. ومع بعض الجهد والتنظيم ستتجاوزها وتعود لإنتاجيتك المعهودة. لكن، إذا وجدت هذه الأيام تتكرر معك، ربما حان الوقت لإعادة التفكير في الطريقة التي تقضي بها وقتك وأين يذهب يومك. جرّب مثلا استخدام تقنية “عجلة الإنتاجية” لمراقبة وقتك وإعادة تأهيله.

هذا هو نموذج “عجلة الانتاجية” الذي عرّبته عن الأصل (اضغطوا عليه للتكبير والطباعة).

*ما سبق مجموعة من التمارين البسيطة لإيجاد الحل في ضياع وقتك بلا إنتاجية واستعادة أيامك وتركيزك بأسرع وقت ممكن.

[-النصّ الأصلي لهذه التدوينة هنا]